Hilfe, Fragen und Begriffe

In der Verwaltung den Kurs öffnen und auf „✎ Kurs bearbeiten“ gehen. Dort gibt es das Feld Kursbeschreibung (Absätze bleiben erhalten) und Bild-Adresse. Das Bild wird nicht hochgeladen, sondern verlinkt — es muss also schon im Netz liegen, zum Beispiel auf der eigenen Website. Lässt sich das Bild nicht laden, verschwindet es einfach und der Text bleibt stehen.

Auf dem Startbildschirm gibt es die Kachel Öffentliche Kursliste. Diese Seite (kurse.html) ist die einzige ohne PIN: Sie zeigt nur kommende Termine mit Datum, Ort, Preis und freien Plätzen — nie Teilnehmerdaten. Die Adresse kann man auf der eigenen Website verlinken oder per WhatsApp verschicken. Ein einzelner Kurs hat eine eigene Adresse mit ?kurs=CODE am Ende.

Vorschau-Bilder werden von Roboterprogrammen erzeugt, die die Seite nur einlesen, aber nicht ausführen. Sie sehen deshalb den allgemeinen Vorschautext der Kursliste und nicht die Angaben des einzelnen Kurses. Ein festes Vorschaubild für die ganze Liste lässt sich in der config.js unter VERANSTALTER → vorschaubild hinterlegen. Echte Einzelkurs-Vorschauen brauchen einen Server, der die Seite vorbereitet — das gehört zum Baustein Website-Einbindung.

Wartelisten-Einträge zählen nicht gegen die Teilnehmerzahl und stehen im Kurs in einem eigenen Abschnitt, sortiert nach Eintragungszeitpunkt. Wird ein Platz frei, genügt „↑ Nachrücken“. Umgekehrt lässt sich ein Teilnehmer mit „→ Warteliste“ zurückstufen. Beim Vorab-Anlegen gibt es dafür ein Kreuzchen. Ist ein Kurs voll, kommt auch eine Anmeldung am Tablet automatisch auf die Warteliste — der Teilnehmer sieht das vorher und hinterher deutlich. Für Rechnungen und Zertifikate zählen Wartelisten-Einträge nicht mit.

Beim Kurs unter „✎ Kurs bearbeiten“ ein Intervall eintragen, zum Beispiel 24 Monate. Danach sammelt die Verwaltung unter „🔔 Auffrischungen“ alle, die den Kurs tatsächlich besucht haben (anwesend oder mit Bescheinigung), und rechnet vom letzten Kurstag aus die Fälligkeit. Hat jemand denselben Kurs mehrfach besucht, zählt nur der jüngste Besuch. Von dort gibt es einen Excel-Export, ein vorbereitetes Anschreiben je Person und einen Knopf, der alle E-Mail-Adressen in die Zwischenablage legt — bitte als BCC einsetzen, damit die Adressen nicht untereinander sichtbar werden.

Die Erfassung funktioniert trotzdem. Anmeldungen werden auf dem Gerät zwischengespeichert (Hinweis unten rechts) und automatisch übertragen, sobald wieder Empfang da ist. Die App selbst startet auch offline, wenn sie auf dem Gerät schon einmal geladen war.

Wer vom Büro aus schon angelegt wurde (z. B. über eine Sammelanmeldung der Firma), wählt am Kurstag unter „Bist du schon angemeldet?“ einfach seinen Eintrag aus und vervollständigt ihn — es entsteht kein zweiter Datensatz. Sollte doch einmal etwas doppelt sein, lässt es sich in der Verwaltung bereinigen.

Für Anwesenheits- und Einwilligungsbestätigungen dieser Art ist die einfache elektronische Unterschrift gebräuchlich. Sie wird als Bild zusammen mit Datum und Uhrzeit beim Teilnehmer gespeichert und erscheint auf den Auswertungen.

Die Kurs- und Rechnungsdaten liegen in einer Datenbank in einem EU-Rechenzentrum (Frankfurt). In der Demo-Fassung ist die Datenbank bewusst offen und nur mit einer einfachen PIN geschützt — deshalb bitte nur Testdaten eingeben. Vor dem Echtbetrieb bekommt die App ein richtiges Benutzerkonto und verschlossene Zugriffsregeln.

Empfangen können muss E-Rechnungen jeder Unternehmer schon seit 2025. Ausstellen wird im Geschäft zwischen Unternehmen ab 2027 Pflicht (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz) und ab 2028 für alle; Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit. Behörden verlangen die XRechnung bereits heute.

Faustregel: XRechnung (XML-Datei) für Behörden und öffentliche Auftraggeber, PDF für Privatleute, ZUGFeRD (ein PDF mit eingebauter Rechnungs-XML) für Firmenkunden — die bekommen damit beides in einer Datei.

Nach dem Muster RG-2026-KVA-0001: Jahr, dann ein Kürzel aus zwei oder drei Buchstaben, dann die laufende Nummer.

Das Kürzel benennt die Ausgabestelle — also den Rechner oder Arbeitsplatz, an dem die Rechnung entsteht. Jede Ausgabestelle zählt für sich, deshalb können zwei Leute nicht dieselbe Nummer vergeben. Getrennte Zahlenreihen sind ausdrücklich erlaubt: § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen“ — einmalig muss sie sein, lückenlos nicht.

Sollten trotzdem einmal zwei Leute gleichzeitig dieselbe Nummer erwischen, merkt die App das beim Speichern und nimmt selbst die nächste freie. Sie sagt dann auch, unter welcher Nummer die Rechnung tatsächlich ausgestellt wurde.

Das Kürzel steht in der Datei config.js unter RECHNUNGSKENNUNG und wird bei der Einrichtung gesetzt. Wichtig: Bei jeder weiteren Installation ein anderes Kürzel eintragen.

Das ist Absicht und gesetzlich so gewollt (GoBD): Beim Ausstellen wird die Rechnung festgeschrieben und mit einer Prüfsumme versehen. War etwas falsch, erstellt man eine Stornorechnung und danach eine neue, richtige Rechnung — beides bleibt nachvollziehbar im Rechnungsjournal stehen.

Acht Jahre (seit 2025, vorher zehn) — das gilt für ausgestellte wie für empfangene Rechnungen. E-Rechnungen bewahrt man im Originalformat auf, also die XML- bzw. ZUGFeRD-Datei selbst, nicht nur einen Ausdruck.

Ja. Unter „Absender-Daten“ lassen sich mehrere Rechnungssteller anlegen, jeder mit eigener Bezeichnung — etwa „Kursbetrieb“ und „Forstservice“ mit unterschiedlichen Kontodaten oder Steuernummern. Beim Erstellen einer Rechnung erscheint dann oben eine Auswahl, welcher Absender auf die Rechnung soll. Gespeichert wird das nur auf diesem Gerät.

Nur beim ersten Mal. Sobald es zu einem Empfänger schon eine Rechnung gibt, übernimmt die App beim Auswählen automatisch Anschrift und E-Mail aus der neuesten Rechnung an diesen Namen — mit einem Hinweis, damit man kurz prüfen kann, ob die Adresse noch stimmt.

Ja. Das Gesetz verlangt keine Signatur, sondern ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ (§ 14 UStG): Vor dem Bezahlen und Buchen soll nachvollziehbar geprüft werden, ob Rechnung, Leistung und Beträge zusammenpassen. Genau dabei hilft die Eingangsprüfung — sie rechnet alles nach und zeigt den Inhalt im Klartext.

Nein. Die Prüfung läuft vollständig im Browser auf diesem Gerät. Die Datei wird weder hochgeladen noch auf fremden Rechnern gespeichert; beim Schließen der Seite ist das Ergebnis weg. Für die Ablage des Originals gibt es den Knopf „📁 Ablegen“ — auch der schreibt nur in einen Ordner auf deinem eigenen Rechner.

Nicht bezahlen. Erst den Aussteller ansprechen und eine korrigierte Rechnung anfordern — besonders bei falscher IBAN (Zahlendreher oder untergeschobene Bankverbindung) oder wenn Summen nicht aufgehen. Gelbe Hinweise ansehen, sie sind aber oft harmlos (z. B. eine Rundungsdifferenz von einem Cent).

Ein normales PDF — auch ein eingescanntes Papier — enthält keine eingebaute Rechnungs-XML und ist damit seit 2025 keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Prüfen kann die App nur echte E-Rechnungs-Dateien (XRechnung, ZUGFeRD, UBL, CII). Papierrechnungen bleiben trotzdem gültig und werden klassisch kontrolliert und abgelegt.

Er schreibt nach der Prüfung alles Nötige in deinen Rechnungsordner: das Original (unverändert), einen Prüfbericht als Textdatei (was wurde wann geprüft, mit welchem Ergebnis) und bei ZUGFeRD zusätzlich die ausgepackte XML. Sortiert wird automatisch in Jahres-Unterordner nach Rechnungsdatum, und im Ordner wächst ein Prüfjournal mit: Zeitstempel, Dateiname, Prüfsumme (SHA-256), Ergebnis, Rechnungsnummer und Betrag. So ist die Ordnerablage sauber dokumentiert und nachträgliche Veränderungen am Original würden auffallen (GoBD).

Beim ersten Ablegen fragt der Browser einmal, welcher Ordner es sein soll. Der Knopf gibt es nur in Chrome und Edge — andere Browser können das Ordner-Schreiben technisch nicht; dort speichert man die Datei wie gewohnt von Hand.

Die App merkt sich auf Wunsch je Lieferant die bekannte Bankverbindung („Bankverbindung merken“ im Abschnitt Zahlung). Nennt eine neue Rechnung desselben Lieferanten plötzlich eine andere IBAN, warnt die Prüfung — denn genau so funktioniert klassischer Rechnungsbetrug: Eine echt aussehende Rechnung mit untergeschobenem Konto. Die IBAN-Prüfziffer erkennt so etwas nicht, weil das Betrugskonto formal gültig ist.

Richtige Reaktion: nicht überweisen, sondern den Lieferanten anrufen — mit der Telefonnummer aus den eigenen Unterlagen, nicht mit der von der Rechnung. War es ein echter Bankwechsel, mit „neue IBAN übernehmen“ bestätigen. Die gemerkten Bankverbindungen bleiben nur auf diesem Gerät und lassen sich unten auf der Prüfseite einsehen und löschen.

Eine Rechnung als strukturierter Datensatz (XML), den Buchhaltungsprogramme automatisch einlesen können. Ein einfaches PDF oder ein Scan zählt nicht dazu.

Der deutsche Standard für E-Rechnungen, Pflicht gegenüber Behörden. Technisch eine reine XML-Datei ohne Ansichts-PDF.

Ein PDF, in dem die Rechnungs-XML unsichtbar eingebaut ist — für Menschen ein normales PDF, für Programme eine E-Rechnung. Rechtlich zählt der eingebaute Datensatz, nicht das Sichtbare. ZUGFeRD (deutsch) und Factur-X (französisch) sind derselbe Standard.

Die zwei XML-„Sprachen“, in denen E-Rechnungen nach der europäischen Norm geschrieben sein dürfen. Die XRechnung nutzt meist UBL, ZUGFeRD immer CII. Wer beide lesen kann, deckt praktisch alles ab, was in Deutschland ankommt.

Die „Adresse“ einer Behörde für E-Rechnungen (z. B. 04011000-1234512345-06). Steht im Auftrag der Behörde und muss auf der XRechnung angegeben werden.

Die Verwaltungsvorschriften für ordnungsmäßige Buchführung: Belege müssen unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar sein. In der App umgesetzt durch Festschreibung, Storno statt Löschen und das Rechnungsjournal.

Beim Ausstellen wird die Rechnung eingefroren: Inhalt und eine Prüfsumme werden gespeichert, danach sind Ändern und Löschen gesperrt — auch technisch, direkt in der Datenbank.

Die „Gegen-Rechnung“ mit negativen Beträgen, die eine falsche Rechnung neutralisiert. Beide bleiben bestehen und verweisen aufeinander; danach stellt man die richtige Rechnung neu aus.

Das lückenlose Protokoll aller Rechnungsvorgänge: ausgestellt, als bezahlt markiert, storniert — mit Datum und Uhrzeit. Grundlage für die Nachvollziehbarkeit nach GoBD.

Die Textdatei, die der Ablegen-Knopf der Eingangsprüfung im Rechnungsordner fortschreibt: je abgelegter Rechnung eine Zeile mit Zeitstempel, Dateiname, Prüfsumme (SHA-256), Prüfergebnis, Rechnungsnummer und Betrag. Macht die Ordnerablage nachvollziehbar und Manipulationen am Original erkennbar.

Ein „Fingerabdruck“ einer Datei: Ändert sich auch nur ein Zeichen, ändert sich die ganze Prüfsumme. Steht die Prüfsumme im Prüfjournal, lässt sich später beweisen, dass das abgelegte Original seit der Prüfung unverändert ist.

Die zwei Ziffern nach dem Länderkürzel der IBAN. Sie werden aus dem Rest der Kontonummer errechnet — ein Zahlendreher fällt dadurch sofort auf. Die App rechnet das bei jeder Rechnung nach.

Der Tag (oder Zeitraum), an dem die Leistung erbracht wurde — bei Kursen der Kurstag. Umsatzsteuerliche Pflichtangabe auf jeder Rechnung, getrennt vom Rechnungsdatum.

Wer darunter fällt, weist keine Umsatzsteuer aus und schreibt einen Hinweis auf die Rechnung. Der Empfänger einer solchen Rechnung kann dann auch keine Vorsteuer ziehen. Die App setzt beides automatisch, wenn der Schalter aktiv ist.

Sonderfall, bei dem der Rechnungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet statt der Aussteller. Die Eingangsprüfung weist darauf hin, wenn eine Rechnung so gekennzeichnet ist.

Eine Rechnung an eine Firma für mehrere Teilnehmer desselben Kurses (z. B. Bauhof mit sechs Leuten). Die App schlägt sie je Kurs automatisch vor; einzelne Teilnehmer lassen sich abwählen.

Teilnehmer oder freie Plätze schon im Büro anlegen (einzeln oder je Firma). Am Kurstag wählen die Leute ihren Eintrag aus und ergänzen nur noch Unterschrift und fehlende Angaben.

Die Seite kurse.html: die einzige ohne PIN. Sie zeigt kommende Termine mit Datum, Ort, Preis und freien Plätzen — zum Verlinken von der eigenen Website oder zum Verschicken. Teilnehmerdaten werden dort nie geladen, nur die Anzahl der belegten Plätze.

Anmeldungen über die Kurskapazität hinaus. Sie zählen nicht gegen die Teilnehmerzahl, erscheinen nicht auf Teilnehmerliste, Zertifikaten und Rechnungen und rücken per Klick nach, sobald ein Platz frei wird. Die Reihenfolge richtet sich nach dem Eintragungszeitpunkt.

Der je Kurs hinterlegte Abstand in Monaten, nach dem eine Auffrischung fällig wird (z. B. 24 Monate). Gerechnet wird ab dem letzten Kurstag des zuletzt besuchten Kurses. Wer nur angemeldet war, aber nicht teilgenommen hat, taucht in der Erinnerungsliste nicht auf.

Der Zwischenspeicher der Erfassung: Ohne Empfang werden Anmeldungen auf dem Gerät gesammelt und später automatisch übertragen. Nichts geht verloren.